Dropbox活用術~フォルダを共有してグループでの編集を可能に~

Dropbox




皆さんこんにちわ、コームズです。

オンラインストレージサービスアプリ「Dropbox」は、今では超有名アプリになりましたよね。

ビジネスシーンで活用する方も多くいるかと思います。

私もその一人なのですが、実は最近まで適当にしかDropboxを使ってなかったんですw

これはイカン!と思い、便利な活用方法を検討しました。

ということで今回は、Dropboxの便利な機能「フォルダ共有」の方法をご紹介します。

そもそもDropboxってどんなアプリ?

Dropboxって何?

mohamed_hassan / Pixabay

「Dropboxって名前は知ってるけどどんなアプリ?」

「そもそもDropboxなんて知りませんけど?」

こんな方ももちろんいらっしゃると思いますので、ここで一度Dropboxがどんなアプリか

簡単に説明したいと思います。

 

Dropbox=オンラインストレージサービスです。

 

つまりネット上に【自分だけの箱(データの入れ物)】を持って、自由に出し入れできるようになるのがDropboxというアプリなんです。

なんとなくスゴイと思いませんか?これが無料で使えるんだからそりゃ有名アプリになりますわ。

※無料で使える容量(GB数=箱のサイズ)には限りがあります

 

この【自分だけの箱(データの入れ物】は、「PCのフォルダ」のように使うことができるのでとっても便利です。

Dropboxの「フォルダ共有」ってどんな機能?

ファイル共有って何?

qimono / Pixabay

Dropboxの「フォルダ共有」機能は、【「自分のDropboxフォルダ」を「他の人と共有」して使用できる】機能です。

どういうことかというと、自分のDropboxファイルを他の人も操作できる状況にします。

例を出すとこんな感じのことが可能です。

 

  1. 自分が作ったExcelデータを「フォルダ共有」しているフォルダに入れる
  2. 「フォルダ共有」に招待された人がDropboxを介してExcelデータを操作
  3. ②で操作されたExcelデータを自分がさらに操作可能

 

こんな感じでグループでの編集が可能になるわけです。これ凄くないですか!?

私はDropboxをただのクラウドストレージとして使用していたので、

こんな便利機能があるのに気づいたのは実はつい最近ですw

意外と知らない人も多いのでは!?

 

何故「フォルダ共有」機能を使用しようと思ったか

なぜDropboxのファイル共有を使用しようと思ったか

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私が何故「フォルダ共有」機能を使用しようと思ったかというと、

ある仕事で社外の方とデータをやり取りする事が非常に多いケースがありました。

いちいち受け取ったデータを保存して・編集して・またメールに添付して・・・

これ、凄く効率が悪いと思いませんか!?!?

ここで効率的な方法はないものかと色々調べている時に

「Dropboxのファイル共有機能」を発見したわけです。

この機能を使えば、Dropbox内のデータをお互いに編集すればいいだけなので、

作業工数が減って効率的かつストレスフリーに仕事ができたんですよ♪

 

Dropboxで「フォルダ共有」機能を設定する方法

それでは実際にDropboxで「フォルダ共有」機能を使用するための設定方法をご紹介します。

PC・スマートフォン両方から設定可能なので、それぞれ方法を記載しますね。

 

PCでの設定方法

PCでDropboxにログイン。するとこんな画面になりますので、「新しい共有フォルダ」をクリック

Dropbox 共有フォルダ設定説明1

 

「新規フォルダを作成して共有」or「既存フォルダを共有」どちらかを選択します。

Dropboxで共有フォルダ設定説明2

 

共有する人が「閲覧のみ可能」にするか「編集可能」にするかを選択します。

Dropboxのフォルダ共有設定方法説明3

 

宛先にフォルダを共有したい人のアドレスを入力し、メッセージを入力します。

 

相手のメールアドレス宛に届くので、自分の名前やフォルダ共有の内容なんかを入れておくとわかりやすいと思いますよ

Dropboxフォルダ共有設定方法説明4

共有ボタンを押すと、アドレスを入力した相手にメールを送信することが出来ます。

これで相手がフォルダを共有することができるようになりました。

 

ちなみに、相手に届くメールはこんな感じです。(文面はテストと入力しました。)

相手に届くメール

スマートフォンでの設定方法

スマートフォンでDropboxアプリを立ち上げます。

すると現在入っているデータやフォルダがありますので、

共有したいフォルダ横にある「・・・」ボタンをタップします。

Dropboxアプリから共通フォルダを設定する方法説明1

 

するとこんな画面になるので、「共有」をタップします。

Dropboxアプリから共通フォルダを設定する方法説明2

 

あとはPCの場合と同じく、メール作成画面になりますのでそちらをご参照下さい。

 

PC・スマートフォンどちらも簡単に設定できますし、特にお金がかかるわけではないので

まずは試してみるのもいいと思いますよ♪

 

Dropboxで「ファイル共有」機能を使用する時の注意点

「ファイル共有」機能を使用する時は、いくつか注意点があります。

それは

 

  1. それぞれのDropbox容量を使用することになる
  2. 他の人にも編集されるので、思わぬトラブルが起きることもある

 

①「共有フォルダ」は自分のDropbox内にデータがある状態なので、当然Dropbox内の容量を圧迫します。

あまり大きいデータを入れすぎると、自分も相手にも容量圧迫の原因になるので注意が必要です。

 

②編集権限を共有相手に与えると、当然編集できる状態なので「え!?なんでそんな編集したの!?」

と言うことが発生する可能性があります。

Dropbox以外の場所に定期的にバックアップデータを作成することをオススメします。

 

コームズまとめ

  • Dropboxのフォルダ共有は複数人で同じデータを編集・閲覧するのに超便利
  • フォルダ共有はPC・スマートフォンアプリのどちらからでも簡単に設定可能
  • フォルダ共有している全員のDropboxデータを圧迫する
  • Dropbox以外の場所にバックアップデータを作成するのをオススメ

いかがだったでしょうか。

Dropboxのフォルダ共有機能は超便利だと思います。

実際に使っていて、メールでやり取りするのよりかなり効率的だと思います。

ただ、相手を選ぶ必要があったりと懸案事項もあるので、注意しながら使うように気をつけてますけどね。

皆さんもDropboxのフォルダ共有機能を(注意しながら)使ってみませんか?

最後まで読んでいただいてありがとうございました。それではまた。